Czym kierować się, podczas wyboru sali na organizację konferencji.

Organizacja konferencji jest zadaniem wymagającym wiele trudu i nie lada zdolności, o czym na pewno wiedzą osoby, które choć raz podjęły się tego niecodziennego zajęcia. Poza terminem takiego wydarzenia, sporządzeniem listy uczestników i rezerwacji określonych godzin przeznaczonych na prezentacje delegatów konieczne jest bowiem zadbanie, aby wynajęta sala spełniała wymogi wszystkich zainteresowanych stron.

Wbrew pozorom miejsce przeprowadzenia konferencji może mieć niebagatelny wpływa na powodzenie całego przedsięwzięcia, jak również opinie wystawione organizatorom. Aby przybliżyć Państwu temat, spróbujemy wymienić najbardziej istotne aspekty, o których nie można zapomnieć przed zarezerwowaniem sali konferencyjnej.

Wybór miejsca często determinuje powodzenie naszej konferencji. Musimy dokładnie przemyśleć, czy chcielibyśmy aby nasza impreza odbyła się w dużym mieście, czy też może idealna byłaby sala konferencyjna na Śląsku albo malowniczym, mazurskim otoczeniu? Warto przy wyborze miejsca sprawdzić skąd w większości będą przybywać nasi uczestnicy? Jakimi środkami lokomocji? Jeśli już zdecydujemy się na rejon organizacji konferencji, możemy przejść do następnego punktu – szukanie sali konferencyjnej.

Po pierwsze musimy znaleźć salę odpowiednią do ilości uczestników organizowanej konferencji. Niemądrym byłoby wynajęcie dużej przestrzeni, pod konferencję na kilkanaście osób. Podobna sytuacja dotyczy zapewnienia uczestnikom zbyt małej sali. W tak niekomfortowych warunkach nie można skupić się na tym co najważniejsze na konferencji, na wykładach. Dużej staranności z tego powodu będzie wymagało sporządzenie listy zadeklarowanych uczestników, których obecność na wydarzeniu nie będzie budziła wątpliwości.

Żadna wysokiej klasy konferencja nie może się odbyć bez zapewnienia jej uczestnikom dostępu do urządzeń multimedialnych takich jak komputer, rzutnik, telewizor oraz sprzęt audio. Rezerwację sali należy uwarunkować dostępnością w niej internetu bezprzewodowego. Priorytetowy wymóg, jaki musi spełniać wyposażenie sali konferencyjnej, jest dostęp do dość szybkiego łącza internetowego.

Przy rezerwacji sali w okresie letnim lub zimowym koniecznym jest upewnienie się czy pomieszczenie, którym jesteśmy zainteresowani, dysponuje odpowiednio wydajną klimatyzacją lub ogrzewaniem. Pozwoli to zapewnić nie tylko słuchaczom, ale i osobom prowadzącym wykłady oraz
ćwiczenia komfort podczas jakże istotnego dla nich wydarzenia.

Zaoszczędzając na wynajmie sali choćby niewielką kwotę, możemy dla podniesienia rangi wydarzenia przeznaczyć ją na catering lub niewielki poczęstunek, co sprawi, że uczestnicy nie będę poszukiwać po okolicznych sklepach, barach czy restauracjach posiłków i napojów. Kiedy już zadbamy o wszystkie te aspekty, możemy skupić się na opracowywaniu planu ramowego wydarzenia i trzymaniu kciuków, aby prelegenci wypadli jak najlepiej!

Podaj dalej

Komentarze

komentarze/y