Czym kierować się podczas wyboru profesjonalnej firmy outsourcingowej?

Wewnętrzny dział personalny wiąże się wysokimi kosztami, ale gwarantuje pełną kontrolę nad wszelkimi procesami. Z kolei outsourcing daje oszczędność i pozwala skupić się na biznesie. Zarówno pierwsze jak i drugie rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Jednak ostatnie lata pokazują, że coraz więcej firm zleca prowadzenie kadr i płac działalnościom zewnętrznym, a tym sposobem szerzy się zjawisko outsourcingu. W większości przypadków taki stan rzeczy spotęgował kryzys ekonomiczno-gospodarczy.

Jak wybrać optymalną firmę outsourcingową?

Konieczność przestrzegana wymogów z zakresu kadr i płac stawia przed przedsiębiorcami liczne wyzwania. Zawiły polski system prawny, ciągle aktualizacje przepisów i często niejednoznaczne brzmienie powodują, że firmy są zmuszone do zatrudnienia wykwalifikowanej kadry pracowników. Jednak to z kolei wiąże się z podwyższeniem kosztów prowadzenia działalności a w dobie kryzysu część firm nie może sobie na to pozwolić. Alternatywnym rozwiązaniem staje się zlecenie usług prowadzenia kadr i płac na zewnątrz. Jednak przy wyborze firmy outsourcingowej nie należy się spieszyć, gdyż pochopnie podjęta decyzja może okazać się zbyt kosztowna. Pojawia się więc pytanie: czym należy kierować się podczas wyboru firmy zewnętrznej, która będzie stanowić pieczę nad kwestiami płacowo-kadrowymi w naszej działalności?

73

Pierwszym krokiem będzie konieczność przygotowania solidnego zapytania o ofertę. Powinno być rzeczowe i szczegółowo określać oczekiwania względem późniejszej współpracy. Warto również zastrzec sobie, by przygotowana odpowiedź zawierała precyzyjnie określoną kolejność podejmowanych przez firmę procesów.

To przygotowane oferty łatwiej jest później porównać ze sobą, co wpłynie na szybsze podjęcie decyzji. Dodatkowo można określić termin na przygotowanie odpowiedzi i sposób, w jaki ma zostać dostarczona. Warto jest wysłać zapytanie ofertowe do minimum 10 firm, po czym wybrać 3 z nich, z którymi z przyjemnością podjęlibyśmy współpracę. Już na wstępie trzeba odrzucić oferty, które budzą jakąkolwiek wątpliwość.

Brak odpowiedzi w terminie, oferty standardowe wykonywane według ogólnych schematów, notorycznie popełniane błędy ortograficzne czy interpunkcyjne powinny dyskwalifikować firmę w przedbiegach.

Solidna działalność zawsze kładzie nacisk na jakość.

Oprócz przygotowania zapytania ofertowego warto również zweryfikować referencje, które świadczą o wiarygodności. Dobrym rozwiązaniem okazuje się poproszenie o listę wszystkich klientów z numerami kontaktowymi. Na jej podstawie można samodzielnie określasz kontakt z wybraną przez siebie jednostką. Raczej powinno unikać się sugerowanie listami referencyjnymi, które przedstawiają opinię zaprzyjaźnionych klientów piszących o współpracy w samych superlatywach. Pomocna może okazać się również lista klientów, którzy już nie współpracujących z działalnością. Bardzo często przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak spełnienia oczekiwań.
Solidnie przeprowadzona weryfikacja wiarygodności przełoży się później na efektywną współpracę.

Autorem tekstu jest Aurelia Wróblewska z firmy HRL.pl – odział outsourcingu kadr i płac w Warszawie

Podaj dalej

Komentarze

komentarze/y